COMUNICACIONES EMPRESARIALES
MEMORANDO, CIRCULAR, INFORME, CARTA, E-MAIL
Se considera un texto comercial al documento emitido en razón a la existencia de una relación de
negocios; en este sentido, se pretende una aproximación a aquellos escritos que, tradicionalmente,
son considerados como tales: Memorando, Circular, Informe, Cartas, E-mail, entre otros.
- Memorando.
- Circular.
- Informe.
- Carta.
- E-mail.
El memorando (del latín memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la Real Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, menos solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.
1.1 Memorando breve: Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre
personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una comunicación interna,
es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más
funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse en impresos que cada empresa u
organismo posee con su propio membrete.
1.2 Memorando extenso: Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia. Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la organización de que se trate.
1.3 Recomendaciones
Se debe evitar:
2.CIRCULAR
Conforme a la Real Academia, la palabra “circular” tiene dos acepciones 1) orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica, y 2) cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimientos de alguna cosa. En nuestro caso, nos referimos a la circular como medio de comunicación escrita, carta o circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio mecánico de reproducción del texto único.
2.1 Comunicaciones con motivos mas diversos
2.2 Caracteristicas
El hecho de que las circulares tengan como fin la simple información, hace que su redacción sea sencilla, debiendo prevalecer en ellas las características de claridad, sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes en cualquier tipo de correspondencia escrita. Una comunicación circular no debe hacer pensar que esté privada de personalidad y de humanidad. Sea cual fuere el medio mecánico que se utilice para su confección, debe de ser cuidada, procurando que su apariencia se asemeje al máximo a una carta original, a una carta no hecha “en serie”, lo que siempre será motivo de halago para el que lo recibe.
1.2 Memorando extenso: Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia. Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la organización de que se trate.
1.3 Recomendaciones
Se debe evitar:
- Expresarse en primera persona del singular.
- Usar expresiones que den lugar a interpretaciones erróneas.
- Abusar del tiempo del destinatario.
- Elaborar ideas obvias.
- Incluir algo que no venga al caso.
- Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación.
- Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas.
- Usar y abusar de la construcción negativa.
- Emplear rodeos y redundancias.
- Acumular oraciones difusas.
- Ser oscuro en las expresiones.
- Herir sensibilidad del receptor.
- Firmar antes de releer el escrito.
2.CIRCULAR
Conforme a la Real Academia, la palabra “circular” tiene dos acepciones 1) orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica, y 2) cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimientos de alguna cosa. En nuestro caso, nos referimos a la circular como medio de comunicación escrita, carta o circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio mecánico de reproducción del texto único.
2.1 Comunicaciones con motivos mas diversos
- Cambio de dirección y teléfono.
- Cambios de personal.
- Apertura de nuevas sedes o programas.
- Ampliación de negocios o extensión de servicios.
- Anuncios de visitas.
2.2 Caracteristicas
El hecho de que las circulares tengan como fin la simple información, hace que su redacción sea sencilla, debiendo prevalecer en ellas las características de claridad, sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes en cualquier tipo de correspondencia escrita. Una comunicación circular no debe hacer pensar que esté privada de personalidad y de humanidad. Sea cual fuere el medio mecánico que se utilice para su confección, debe de ser cuidada, procurando que su apariencia se asemeje al máximo a una carta original, a una carta no hecha “en serie”, lo que siempre será motivo de halago para el que lo recibe.
2.3 Recomendaciones
3. INFORME
Una de las formas más utilizadas en la comunicación es el Informe, éste no tiene por qué ser una obra literaria; todo lo que se pide es que resulte razonado, lúcido y claro. Nada más lejano de lo que debe ser un informe que los rodeos, la oscuridad y la indefinición. El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos y actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor, así como sus conclusiones y recomendaciones entorno al problema que lo motiva.
3.1 Redaccion de informes
No se debe escribir ni una palabra del informe hasta que no se conozca quién es el destinatario, por qué se ha solicitado el informe y desde qué punto de vista se pueda dar una opinión objetiva. A continuación vine la etapa preparatoria del informe: acopio, selección y comprobación o verificación de datos. Todo dato o información debe estar cuidadosamente seleccionado. No podrá ser bueno un informe que carezca de base objetiva en la selección de dichos datos y que no ofrezca garantía de que hayan sido adquiridos de primera mano.
- Utilice papel en el que figure el membrete de la empresa u organismo que la expide.
- Recuerde la fecha (mes y año).
- Evite dirigirse a la “masa” para la que ha sido preparada.
- Dé la sensación de que se dirige a “cada una de las personas que lean la circular”.
- Use párrafos cortos y expresiones ordenadas.
- Esfuércese por una presentación agradable.
- Concluya con saludos y gracias por la atención prestada.
- Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la comunicación.
- Diferencias entre circular y memorando.
3. INFORME
Una de las formas más utilizadas en la comunicación es el Informe, éste no tiene por qué ser una obra literaria; todo lo que se pide es que resulte razonado, lúcido y claro. Nada más lejano de lo que debe ser un informe que los rodeos, la oscuridad y la indefinición. El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos y actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor, así como sus conclusiones y recomendaciones entorno al problema que lo motiva.
3.1 Redaccion de informes
No se debe escribir ni una palabra del informe hasta que no se conozca quién es el destinatario, por qué se ha solicitado el informe y desde qué punto de vista se pueda dar una opinión objetiva. A continuación vine la etapa preparatoria del informe: acopio, selección y comprobación o verificación de datos. Todo dato o información debe estar cuidadosamente seleccionado. No podrá ser bueno un informe que carezca de base objetiva en la selección de dichos datos y que no ofrezca garantía de que hayan sido adquiridos de primera mano.
3.2 Clases de informe
A) Informe expositivo. Se limita a exponer o narrar una situación tal como ella es, sin que en su
elaboración intervenga ningún proceso analítico o interpretativo, ni en modo alguno se sienten
conclusiones o se hagan recomendaciones. Un informe de este tipo debe comenzar resumiendo la
situación previa, pues esa visión de conjunto ayudará al lector o receptor a capar los pormenores
ulteriores con más comprensión y a seguirlos con más interés.
B) Informe interpretativo. Sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos. Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto que los receptores del informe van a interpretar determinadas situaciones igual que lo haremos nosotros. Esta consideración es errónea, ya que una cosa puede tener un sentido obvio para nosotros, porque tengamos en ella un interés particular, y no tenerlo para quienes carecen de ese interés.
C) Informe demostrativo. Teniendo en cuenta que en toda demostración es esencial probar determinados asertos, es preciso que el lector o receptor conozca con toda exactitud la tesis que pretender establecer el informante. Este tipo de informe precisa que se fije una distinción neta entre los hechos y sus comentarios, y el mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga que estar averiguando si se trata de un aserto en firme o de una simple opinión.
3.3 Partes de un informe
A) Se recomienda una portada. Es lo que se denomina cubierta o carátula.
B) Índice o contenido.
C) El título del informe debe comprender una página relacionada con el trabajo de que se trata y el nombre del autor.
D) Introducción o Presentación del informe: explica el tema del informe, delimita las áreas estudiadas, señala el objetivo que se persigue y los aspectos más relevantes del mismo.
E) Cuerpo del informe: como su nombre lo indica es la parte en que s presenta el grueso de las informaciones obtenidas, se analizan las mismas y se abren posibles soluciones.
F) Conclusiones: en este apartado se han de presentar de manera inequívoca, clara y definida, los resultados de nuestro estudio y las recomendaciones concretas que se ofrecen. En algunos casos, bastará con se ofrezca el panorama de posibles soluciones recomendadas para que asesoren a un superior a tomar la decisión.
G) Apéndices: en ciertos casos es bueno reservar para esta parte la documentación (fotocopias, etc.) que puedan aclarar el contenido del informe. De esta manera, se alivia de piso el cuerpo central y se vuelve más fácil la lectura.
4. ACTA
Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación.
4.1 Caracteristicas
5. CARTA
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario). La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto.
5.1 Estilos de carta
B) Informe interpretativo. Sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos. Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto que los receptores del informe van a interpretar determinadas situaciones igual que lo haremos nosotros. Esta consideración es errónea, ya que una cosa puede tener un sentido obvio para nosotros, porque tengamos en ella un interés particular, y no tenerlo para quienes carecen de ese interés.
C) Informe demostrativo. Teniendo en cuenta que en toda demostración es esencial probar determinados asertos, es preciso que el lector o receptor conozca con toda exactitud la tesis que pretender establecer el informante. Este tipo de informe precisa que se fije una distinción neta entre los hechos y sus comentarios, y el mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga que estar averiguando si se trata de un aserto en firme o de una simple opinión.
3.3 Partes de un informe
A) Se recomienda una portada. Es lo que se denomina cubierta o carátula.
B) Índice o contenido.
C) El título del informe debe comprender una página relacionada con el trabajo de que se trata y el nombre del autor.
D) Introducción o Presentación del informe: explica el tema del informe, delimita las áreas estudiadas, señala el objetivo que se persigue y los aspectos más relevantes del mismo.
E) Cuerpo del informe: como su nombre lo indica es la parte en que s presenta el grueso de las informaciones obtenidas, se analizan las mismas y se abren posibles soluciones.
F) Conclusiones: en este apartado se han de presentar de manera inequívoca, clara y definida, los resultados de nuestro estudio y las recomendaciones concretas que se ofrecen. En algunos casos, bastará con se ofrezca el panorama de posibles soluciones recomendadas para que asesoren a un superior a tomar la decisión.
G) Apéndices: en ciertos casos es bueno reservar para esta parte la documentación (fotocopias, etc.) que puedan aclarar el contenido del informe. De esta manera, se alivia de piso el cuerpo central y se vuelve más fácil la lectura.
4. ACTA
Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación.
4.1 Caracteristicas
- Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación.
- Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación.
- Lista de asistentes.
- Resumen ordenado de los debates realizados.
- Visto bueno y firma del presidente.
- Firma del secretario.
5. CARTA
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario). La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto.
5.1 Estilos de carta
- Formal
- Coloquial o informal
- Familiar
- Muy formal
- Encabezado: nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige.
- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas. Exposición del asunto, con los temas pertinentes.
- Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta. Firma clara o también puede llevar tu nombre.
El marketing online engloba todas las técnicas en las que Internet se convierte en una herramienta para que las empresas den a conocer y vendan sus productos. Por tanto, abarca disciplinas como el correo publicitario, elmarketing en buscadores, la publicidad por clic, el uso de redes sociales y blogs… Y lo que venga en el futuro y utilice Internet como canal para establecer relaciones comerciales con el público objetivo. La primera y más lógica aproximación al marketing online se realiza generalmente a través del correo electrónico. No todo el mundo utiliza las redes sociales, ni sabe lo que es un blog, pero seguro que todos conocemos y utilizamos el correo electrónico. El email no sólo es la aplicación de Internet más extendida, sino que también es la forma más sencilla y económica de dar a conocer nuestros productos, servicios o ideas. En este artículo trataremos de describir los principales aspectos que hay que tener en cuenta para redactar un email comercial efectivo.
6.1 Componentes
- Remitente: Muchas veces es el gran olvidado de los emails, pero es el que indica quién está realizando el envío. Procura que el nombre y la dirección de correo asociada sean significativos y dejen claro quien realiza el envío.
- Asunto: Junto con el remitente, el asunto resulta determinante para convencer al público de que merece la pena leer nuestro correo. Que nuestro email sea leído o vaya directamente a la papelera depende, en buena medida, del asunto del mensaje. No podemos olvidar que nuestro mail está luchando por captar la atención del usuario y compite con decenas de correos. Hay que elegir el texto con cuidado. Debe ser corto, atractivo, significativo… Y evitar el filtro anti-spam de los clientes de correo. Para ello, conviene tener cuidado con algunas palabras, como “gratis“, utilizadas por numerosos spammers al enviar los correos publicitarios no solicitados (spam).
- El contenido: Si hemos conseguido que nuestro mail se lea, conviene no defraudar al lector. Para diseñar un mail atractivo, hay que tener en cuenta: - Las reglas anti-spam. No conviene abusar de los enlaces ni de las imágenes. Tiene que existir una correcta relación entre texto e imagen. - Las limitaciones de diseño que tiene un email. El mail debe verse correctamente en cualquier cliente de correo: Yahoo Mail, Gmail, Hotmail, Outlook, Thunderbird… También es conveniente incluir siempre una versión del email sólo en texto.
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